31. 11 kuudes kerta

 

Kuudennen kerran aiheenamme käsittelimme byrokratiaa ja byrokraattista organisaatiomallia. Byrokratia luo helposti negatiivisia ajatuksia sekä antaa tunteen vaikuttamismahdollisuuksien puutteesta. Vaikka byrokratia usein nähdäänkin jäykkänä ja hitaana, ei sen pitäisi kuitenkaan olla este innovoinnille. Ilman minkäänlaisia sääntöjä tai valtarakennetta organisaation toiminta olisi todennäköisesti hyvin sekavaa ja organisaatio tuskin pystyisi menestymään. Menestyvä organisaatio siis tarvitsee sääntöjä, mutta sen myös pitäisi pystyä sopeutumaan ympäristöönsä. Vakaassa ympäristössä byrokraattinen organisaatio toimiikin hyvin, sillä sen ei tarvitse reagoida asioihin niin nopeasti. Esimerkkejä byrokraattisista organisaatioista ovat armeija, koulut sekä poliisilaitos, josta meillä olikin vierailija kertomassa byrokratian toimivuudesta.

 

Byrokratiassa on yleensä korkea valtarakenne sekä tarkat säännöt, jotka luovat puitteet organisaation toiminnalle. Korkea valtarakenne kuitenkin hidastaa päätöksen kulkua ja pienilläkin päätöksillä voi mennä kauan ennen hyväksymistä niiden siirtyessä alemmilta tasoilta ylemmille porras kerrallaan.  Byrokratian tasoon vaikuttavat lainsäädäntö sekä organisaation toiminta ja ympäristö. Byrokratian ei kuitenkaan tulisi olla liian jäykkää, sillä liian jäykkä byrokratia aiheuttaa pelkoa, epäluuloisuutta ja alemmuuden tunnetta työntekijöissä. Se myös hidastaa tiedonkulkua ja vääristää viestintää. Byrokratian tehokkuuden oletetaan perustuvan rationaalisuuteen sekä sen ennustettavuuteen. Byrokratia ei kuitenkaan huomioi ihmisten välisiä ystävyyssuhteita ja sitä etteivät ihmiset välttämättä aina toimi niin kuin heidän oletetaan toimivan, sillä ihmiset kuten myös johtajat toimivat rajoitetun rationaalisuuden puitteissa. Lähes aina päätöksiin vaikuttavatkin niin tunteet kuin aikaisemmat kokemuksetkin.

 

Tunnilla käydyistä asioista monilla meistä oli jo hyvä pohja pääsykokeista ja se varmasti helpotti uusienkin asioiden oppimista. Pääsykokeen pohjalta byrokratiasta jäi melko negatiivinen kuva, mutta Itä-Suomen poliisilaitokselta vierailemaan tullut Jyrki Haapala kuitenkin kertoi myös byrokratian positiivisista puolista. Byrokratia voi siis toimia hyvin, kunhan sen sovittaa organisaation tavoitteisiin ja ympäristöön. Liian tiukkaa kurinpitoa ja liikaa jäykkyyttä tulisi välttää. Kannattaa siis miettiä ovatko kaikki säännöt ja muodollisuudet varmasti tarpeellisia. Alaiset luultavasti kuitenkin arvostavat pehmeämpää lähestymistapaa sekä mahdollisuutta vaikuttaa organisaation asioihin. Byrokraattiset organisaatiot ovat ehkä nykypäivänä harvinaisempia kuin ennen. Kansainvälistyminen sekä kilpailun tuomat haasteet vaativat nopeampaa päätöksentekoa, johon liian byrokraattinen organisaatio ei välttämättä pysty vastaamaan. Siksi rakenteeltaan byrokraattisen organisaation voi jossain määrin olla hyvä ottaa vaikutteita orgaanisemmasta organisaatiosta.

 

Luennon jälkeen käsitykseni byrokratian negatiivisuudesta vähenivät, sillä Haapalan puhe sai minut ymmärtämään, että byrokratiajohtaminen on joissain organisaatioissa niiden elinehto ja ainoa tapa saada ne toimimaan niiden tarkoituksen mukaisesti. Esimerkiksi poliiseilla on oltava erittäin tiukat säännöt, eikä kukaan voi lähteä yksin hötkyilemään. Poliisin on huomattavasti helpompi tehdä työtään, kun hänen toimenkuvansa on selkeä ja tarkasti rajattu. Byrokraattisessa organisaatiossa ohjeet tulevat ylemmältä tasolta ja käskyn saaneen henkilön on vain toteltava sen kummemmin kyselemättä. Luennolla tuli paljon myös uutta tietoa vanhan pohjan päälle sekä jäi  hyvin erilainen kuva byrokraattisesta johtamismallista, kuin minulla oli ennen ollut.